Vraag jij je af of het tijd is om jullie inhuur van extern personeel professioneler aan te pakken? Veel middelgrote en grote organisaties merken op een gegeven moment dat de oude manier van ad-hoc externe inhuur niet langer volstaat. Maar wanneer schakel je nu een Managed Service Provider (MSP) in? Hieronder beschrijven we vijf duidelijke signalen dat jouw organisatie toe is aan een MSP. Herken je meerdere van deze signalen, dan is de kans groot dat een MSP-oplossing jullie aanzienlijk verder kan helpen.
1. Je hebt geen overzicht op hoeveel externen er werken (en tegen welke kosten)
Als verschillende afdelingen elk op hun eigen houtje externen inhuren, raakt het totaaloverzicht gemakkelijk zoek. Een veelvoorkomend signaal is dat niemand precies kan vertellen hoeveel freelancers, interimmers of gedetacheerden er op dat moment voor de organisatie werken, laat staan tegen welk tarief of op welke afdeling. Misschien gebruik je zelf al eens de woorden “we missen grip op inhuur”. In de praktijk blijkt vaak dat organisaties geen helder overzicht hebben van hoeveel mensen ze inhuren, tegen welke tarieven en in welke functies. Dit geldt niet alleen bij ad-hoc, maar ook bij reguliere inhuurvragen verloopt het “via allerlei wegen, netwerken en afdelingen” en ontbreekt een centraal beeld.
2. Risico’s op non-compliance en juridische zorgen stapelen zich op
Heb je ooit twijfels of al jouw freelancecontracten waterdicht zijn? Of hoor je HR/legal waarschuwen voor risico’s rond schijnzelfstandigheid, AVG, of andere wetgeving? Dan is dit een duidelijk signaal. Zeker nu de overheid handhaving op zzp-gebied opvoert, kunnen organisaties met een wildgroei aan contractvormen onverwacht in de gevarenzone komen. Misschien merk je dat huidige leverancierscontracten verouderd zijn of dat er geen eenduidige screening is. Dit soort onzekerheid kan leiden tot slapeloze nachten – en potentieel hoge boetes of reputatieschade.
3. De kosten voor externe inhuur zijn onvoorspelbaar
Je merkt dat de uitgaven aan externen jaar na jaar stijgen, zonder dat je precies weet waarom. Verschillende managers betalen mogelijk verschillende tarieven voor vergelijkbare profielen, omdat er geen centrale tariefafspraken zijn. Zonder benchmark is het ook lastig in te schatten of een uurtarief “normaal” is. Ook het ontbreken van bulkafspraken (ieder voor zich onderhandelt) kan betekenen dat je als organisatie teveel betaalt. Dit signaal uit zich vaak in last-minute budgetoverschrijdingen of onverwachte facturen van leveranciers. Finance krijgt weinig grip op forecasting, omdat de inhuurkosten alle kanten op gaan.
4. Vacatures en opdrachten worden niet snel genoeg vervuld
In een krappe arbeidsmarkt is snelheid en slagvaardigheid cruciaal. Als jouw organisatie merkt dat het invullen van tijdelijke vacatures steeds langer duurt of dat goede kandidaten afhaken gedurende het proces, dan is dat een belangrijk teken. Misschien klagen hiring managers dat “het te lang duurt voordat er überhaupt kandidaten komen” of dat de kwaliteit van aangedragen profielen te wensen overlaat. Dit kan komen doordat je huidige wervingsaanpak voor externen tekortschiet. Wellicht vertrouwt men op een paar vaste leveranciers of het eigen netwerk, en is dat niet genoeg om in 2025 de juiste mensen te vinden. Het gevolg: belangrijke projecten lopen vertraging op door gebrek aan capaciteit, of teams moeten noodgedwongen langer met een vacature leven.
Je HR-afdeling en inkopers zijn onevenredig veel tijd kwijt aan het regelen van externe inhuur. Ze zijn meer bezig met contractjes uitsturen, urenstaten najagen en facturen controleren dan met strategisch HR of inkoopwerk. In plaats van focus op hun kerntaken, verzandt het team in administratie. Dit is een duidelijk signaal dat de huidige manier van werken niet schaalbaar is. Ook hiring managers kunnen gefrustreerd raken: in plaats van simpelweg iemand aan te nemen, moeten ze langs een wirwar van stappen en verantwoordelijken. Als intern regelmatig zuchten klinken over “bureaucratie” of fouten in inhuuradministratie aan het licht komen, is de rek eruit.
Herken je één of meerdere van deze signalen binnen jouw organisatie? Dan is het waarschijnlijk tijd om serieus naar een MSP-oplossing te kijken. De externe arbeidsmarkt van 2025 vraagt om professionalisering en een andere aanpak dan vroeger. Gelukkig sta je er niet alleen voor: een ervaren MSP-partner kan je helpen om de grip, efficiëntie en slagkracht te bereiken die je nodig hebt. Wil je concreet weten wat een MSP voor jouw situatie kan betekenen? Doe dan de gratis MSP Quick Scan van HeadFirst Group. Zet vandaag de eerste stap naar structurele verbetering van je inhuurproces!